Biurokracja to zjawisko obecne chyba na każdej uczelni. Mam wrażenie, że dziekani i panie z dziekanatu wprost uwielbiają papierki. Mogą przekładać się z teczki do teczki, z półki na półkę całymi dniami. Zazwyczaj jedynym ze sposobów na załatwienie uczelnianych spraw jest „pismo do dziekana”. Nie ważne, że pani z dziekanatu już zanim przyjmie wie czy zostanie rozpatrzone czy nie, pismo napisać i złożyć do podpisu trzeba.

Miałem dziś kontynuować serię „W jaskini lwa” i opisać humory i dziwne zachowania pań z dziekanatu, jednak ostatnie wydarzenia na mojej uczelni skłoniły mnie do zmiany tematu i zajęciem się biurokracją w dziekanacie – temat pokrewny, a czekających na opisy „humorów” pań z dziekanatu zapraszam niebawem.

Wracając do tematu pierwszym i w wielu przypadkach jedynym skutecznym sposobem na załatwienie czegoś jest napisanie pisma do dziekana. Wiele uczelni oferuje gotowce, wystarczy pobrać ze strony, wstawić swoje dane, podpisać i zanieść do dziekanatu. Ale co kiedy chcemy załatwić jakąś mniej popularną sprawę albo nasz dziekanat nie przygotował wzorów podań?

Podanie do dziekana to nic strasznego! Pamiętaj aby w lewym górnym rogu zamieścić swoje dane. Konieczne są imię, nazwisko, wydział, kierunek, rok studiów i najważniejsze: numer albumu (indeksu). Jeśli chcesz uzyskać odpowiedź musisz też podać swoje dane kontaktowe nr telefonu i e-mail. Wiele uczelni wymaga także podania adresu domowego. Prawy róg standardowy dla pism urzędowych czyli miejscowość i data.

Pismo, które chcesz złożyć w dziekanacie musisz zaadresować do kogoś. Uniwersalnym sposobem jest ogólny zapis

Dziekan Wydziału Informatycznego
Politechniki Wrocławskiej

Jeżeli jednak wiesz, do kogo dane pismo masz skierować (pani w dziekanacie powiedziała „proszę napisać do dziekana Zajączka) sprawdź na stronach uczelni dokładną funkcję i tytuł. Taki nagłówek może wyglądać następująco:

Prodziekan d.s. studenckich
Wydziału Prawa
Uniwersytetu Warszawskiego
Dr hab. Zygmunt Zajączek

Pamiętaj, żeby przywiązywać wagę do poprawnie zapisanych funkcji i tytułów naukowych. Niektórzy dziekani na to nie patrzą, ale bywają tacy u których brak literek „hab” czy „inż” skutkuje gniewem, a czasami nawet negatywnym wpływem na rozpatrzenie sprawy.

Swoje podanie musisz zazwyczaj jakoś zatytułować. Najczęstszym i najbardziej praktycznym tytułem będzie „Dotyczy: …” lub „W sprawie …”. Przykład: „Dotyczy: przyznania stypendium socjalnego”.

No i doszliśmy do najważniejszej części czyli treści podania. Tutaj trzeba zwięźle opisać swoją sprawę – dziekan nie ma czasu na czytanie długich wypracowań, jednak kilka ładnych słów ubarwiających wypowiedź pisemną nie zaszkodzi. W treści podania koniecznie w sposób zrozumiały zawrzyj to co chcesz osiągnąć. Użyj zwrotu „zwracam się z uprzejmą prośbą”. Swoją prośbę zawsze staraj się jakoś umotywować np. chorobą, trudną sytuacją majątkową albo przeniesieniem z innego kierunku – to najpopularniejsze motywy, jeśli jesteś kreatywny/a postaraj się wymyślić coś od siebie. Podanie zakończ zwrotem grzecznościowym „z poważaniem”, poniżej umieść własnoręczny podpis.

Staraj się podania do dziekana pisać na komputerze – takie czyta się łatwiej i szybciej. Nie będzie jednak tragedii jeżeli pismo napiszesz ręcznie (chyba, że dziekanat wymaga maszynopisów). Gdy piszesz odręcznie pamiętaj by zrobić to czytelnie i wyraźnie. Dziekan nie będzie miał czasu na rozszyfrowywanie poszczególnych literek. Jeśli coś będzie nieczytelne nie będzie tego czytał.

Gdy już złożysz pismo i doczekasz się odpowiedzi reakcje mogą być dwie zadowolenie przy pozytywnym rozpatrzeniu sprawy i … No właśnie negatywna odpowiedź na pismo to jeszcze nie jest wyrok! Zawsze masz prawo do odwołania się. Pismo z odwołaniem konstruujesz podobnie jak powyżej opisane podanie z tym, że w temacie wpisujesz „odwołanie od deczyzji:…”. Dobrze, jakbyś w odwołaniu dopisał/a jakieś dodatkowe pozycje w części motywy. Musisz przekonać dziekana, że jednak to ty masz rację. Tak przygotowane odwołanie znów zanosisz do dziekanatu i czekasz na rozwój sprawy. Wiele odwołań jest rozpatrywanych odmiennie od pierwszych podań, jednak spora część uzyskuje również negatywną odpowiedź. Wtedy ostatnią deską ratunku jest audiencja u dziekana, jednak o tym kiedy indziej.